La feuille de service est le document qui donne à toute l'équipe, pour une journée de tournage, le lieu de rendez-vous, les horaires de chacun et les séquences à tourner. Le premier assistant réalisateur l'établit à partir du plan de travail, la production la valide, et elle part à l'équipe la veille pour le lendemain. Les heures qu'elle porte engagent la production : dans le cinéma, la journée de travail commence à l'heure du rendez-vous fixé par la convocation.
Qu'est-ce qu'une feuille de service ?
Trois documents se répondent sur un tournage, et on les confond souvent. Le plan de travail répartit les séquences sur toute la durée du tournage ; la feuille de service détaille une journée de ce plan, pour tout le monde ; la convocation donne à une personne son heure et son lieu.
| Document | Portée | Destinataires | Moment |
|---|---|---|---|
| Plan de travail | Tout le tournage, jour par jour | Production, réalisation, chefs de poste | En préparation, puis à chaque version |
| Feuille de service | Une journée, en détail | Toute l'équipe convoquée | La veille, pour le lendemain |
| Convocation | Une personne, une journée | La personne convoquée | Avec la feuille, ou seule |
L'heure inscrite compte pour la paie. La convention collective nationale de la production cinématographique (titre II, article 26) prévoit que la journée de travail des techniciens commence à l'heure du rendez-vous fixé par la convocation.
Que contient une feuille de service ?
Les rubriques varient d'une production à l'autre, mais une feuille complète répond aux mêmes questions, dans un ordre que l'équipe apprend vite à lire.
L'en-tête et les horaires
Le titre du film, la production, la date, le numéro de la journée (J13 sur 25, par exemple) et la version. Puis la convocation générale, le PAT (prêt à tourner, l'heure à laquelle le premier plan peut se tourner), la pause repas et la fin prévue. En extérieur, on ajoute le lever et le coucher du soleil et la météo.
Les lieux
Chaque décor avec son adresse exacte, le point de rendez-vous s'il est ailleurs, le stationnement des véhicules techniques, les loges et la cantine, et un plan d'accès. La fiche de chaque décor en fournit l'essentiel.
Les séquences du jour
Dans l'ordre de tournage : numéro, décor, intérieur ou extérieur, effet (jour ou nuit), résumé d'une ligne, rôles présents et minutage prévu. Tous les départements s'y préparent, et le dépouillement du scénario en donne la matière.
Les comédiens et la figuration
Pour chaque rôle : le comédien, l'heure de prise en charge par la régie, l'arrivée, le passage en HMC (habillage, maquillage, coiffure) et l'heure où il doit être prêt sur le plateau. Puis la figuration : nombre, arrivée, costumes. Un enfant de moins de seize ans ne peut être engagé sans autorisation individuelle préalable (article L7124-1 du Code du travail) : ses horaires respectent les conditions de cette autorisation.
Les départements, le transport et le repas
Les horaires d'un département quand ils diffèrent de la convocation générale, la régie et le HMC arrivant souvent plus tôt. Les besoins particuliers : accessoires et véhicules de jeu, armes factices, cascades, effets spéciaux, animaux, grue ou drone. Les départs de navettes, puis l'heure et le lieu du repas.
La sécurité, les contacts et le lendemain
L'hôpital le plus proche doté d'un service d'urgences, les numéros d'urgence (15 pour le SAMU, 112 depuis tout téléphone), les consignes de la journée (nuit, hauteur, eau, voie publique) et les contacts : régie, production, référent VHSS. En pied de page, les prévisions du lendemain, indicatives jusqu'à la feuille suivante.
Qui fait la feuille de service, et quand ?
D'après l'ONISEP, les assistants réalisateurs établissent les feuilles de service qui fixent, pour le lendemain, le lieu de rendez-vous et les horaires de chacun. Le référentiel du titre d'assistant réalisateur inscrit au RNCP précise qu'elle s'établit pour chaque participant, avec les chefs de poste. Sur un long métrage, le travail suit en général ces étapes :
- Le premier assistant part du plan de travail et de l'ordre de tournage arrêté avec le réalisateur.
- Il recueille les besoins des chefs de poste : préparation du HMC, installation de la lumière, matériel, véhicules de jeu.
- Le deuxième assistant prépare souvent les comédiens et la figuration ; la régie, les lieux, les transports et la cantine.
- La direction de production relit les heures et leur coût.
- La feuille part en fin de journée, une fois l'ordre du lendemain confirmé.
Pour un film qui relève de la convention de la production cinématographique, l'article 27 du titre II pose deux bornes avant d'écrire une heure : le total de la journée, pauses et transports compris, ne dépasse pas 13 heures, et le repos entre le retour au lieu de rendez-vous et la reprise du lendemain n'est pas inférieur à 11 heures. L'article 35 majore de 100 % les heures qui entament ce repos. Une fiction pour la télévision relève en général de la convention de la production audiovisuelle, dont les règles diffèrent : vérifiez celle de votre projet.
Comment diffuser la feuille de service ?
- Par courriel, en PDF, à toute l'équipe convoquée, avec la date et la version dans le nom du fichier.
- En exemplaires imprimés à la régie, aux loges et à la cantine le jour même.
- Par un appel ou un message direct aux comédiens et aux personnes convoquées très tôt, qui confirment.
- Avec les seules coordonnées utiles : régie, production et référent, sans recopier le téléphone de toute l'équipe.
Un PDF envoyé ne dit pas qui l'a lu. Sur les journées délicates, demandez une confirmation, au moins aux chefs de poste.
Comment gérer les changements de dernière minute ?
Une pluie annoncée, un comédien souffrant, un décor qui se désiste la veille au soir : la feuille change. Pour que le changement atteigne chacun :
- Une seule personne tranche, le premier assistant avec la production, et une seule version circule.
- Vérifiez le repos de chacun, la disponibilité des comédiens, l'autorisation du décor de repli, les transports et le nombre de repas.
- Diffusez une version numérotée (V2, V3) qui écrit en tête ce qui change, par exemple « Convocation générale avancée à 7 h au lieu de 8 h ».
- Prévenez directement les personnes concernées et obtenez leur confirmation.
- Gardez les versions successives : elles justifient les heures payées.
Sur le plateau, annoncez le changement à la régie et dans la discussion de l'équipe, puis remplacez les exemplaires imprimés.
Modèle de feuille de service, rubrique par rubrique
Une feuille tient sur une à deux pages. Voici l'ordre à reprendre dans votre traitement de texte ou votre tableur :
- En-tête : titre, production, date, journée (J13/25), version, réalisateur.
- Horaires : convocation générale, PAT, repas, fin prévue, soleil, météo.
- Lieux : décor, adresse, rendez-vous, stationnement, loges, cantine, plan d'accès.
- Séquences : le tableau ci-dessous, dans l'ordre de tournage.
- Comédiens : rôle, nom, prise en charge, HMC, prêt sur le plateau.
- Figuration : nombre, arrivée, costumes.
- Départements : horaires particuliers et besoins du jour.
- Transports et repas : départs, véhicules, heure et lieu du repas.
- Sécurité et contacts : hôpital, numéros d'urgence, consignes, régie, production, référent VHSS.
- Lendemain : séquences, décor, heure probable.
| Séq. | Décor | Int./Ext. | Effet | Résumé | Rôles | Minutage |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 42 | Appartement de Claire | Int. | Jour | Claire trouve la lettre | Claire, Paul | 1 min 40 |
| 17 | Quai de la gare | Ext. | Nuit | Enzo manque le dernier train | Enzo | 0 min 50 |
Les sigles du plateau (PAT, HMC, effet) sont définis dans le lexique du tournage.
Feuille de service et convocation dans Bijout'N'Go
Dans Bijout'N'Go, tout part de la journée de tournage, construite dans le plan de travail. Publiée, elle entre dans l'agenda des convoqués, puis les convocations officielles partent : chacun reçoit son heure (celle de la personne, sinon de son poste, de son département ou de la journée), le décor et son trajet, et répond « J'y serai » ou « J'ai un problème ». La production lit la réponse sous son nom. Une personne sans compte reçoit sa convocation par e-mail.
La différence se tient là : la feuille de service est la même pour toute l'équipe et ne dit pas qui l'a lue, la convocation est individuelle et confirmée. Bijout'N'Go compose aussi la feuille de service de la journée, en PDF ou en tableur, à partir de ce que la journée publiée dit déjà (horaires, décors, séquences, convoqués), et la range dans ses documents : elle s'ouvre ou se partage depuis la page de la journée de tournage. Quand le plan change, rendre une nouvelle version active ne prévient chaque convoqué qu'une fois.
Sur le plateau, même sans réseau
Chaque journée a sa discussion, qui réunit ses convoqués. Sur iPhone, iPad et Android, les journées de la veille à J+14 et les documents importants restent sur l'appareil, et la réponse à une convocation part au retour du réseau (le hors ligne) ; sur ordinateur, l'application web demande une connexion. Les postes à convoquer viennent de l'équipe du projet, et les conditions figurent sur la page des tarifs.